Forschungszulage berechnen: Welche Kosten zählen – und wie viel bekommst du zurück?

Die größte Hürde ist selten “die Idee” – sondern die saubere Kostenlogik. Hier ist eine pragmatische Erklärung, wie du die Forschungszulage kalkulierst, welche Kosten typischerweise zählen und wo Unternehmen am häufigsten falsch liegen.

Die Grundformel (vereinfacht)

1. förderfähige Aufwendungen ermitteln (Bemessungsgrundlage)

2. mit dem Fördersatz multiplizieren

3. beachten: Jahresgrenzen / maximale Bemessungsgrundlage

   
   

Seit den letzten Reformen liegt die Bemessungsgrundlage u. a. bei 10 Mio. EUR (und ab 2026 bei 12 Mio. EUR). 

Fördersatz:

• Standard: 25%

• KMU (unter bestimmten Bedingungen): 35% (max. entsprechend höher)

Welche Kosten sind förderfähig?

1) Personalkosten (Mitarbeitende)

Das ist meist der größte Block, v. a. bei Software/Produktentwicklung. Entscheidend ist, dass:

• die Mitarbeitenden an F&E-Tätigkeiten arbeiten

• der Anteil dokumentiert/abgrenzbar ist

  
  

2) Eigenleistungen (z. B. Gründer:innen, Einzelunternehmer)

Hier arbeitet man mit einem pauschalen Stundensatz – ab 2026 100 EUR/Stunde. 

3) Auftragsforschung / Externe

Hier gilt: 70% der Aufwendungen können angesetzt werden (statt früher 60%). 

4) Gemein- und Betriebskosten (Pauschale)

Für Vorhaben ab 2026 gilt zusätzlich eine 20%-Pauschale auf bestimmte Aufwendungen. 

5) Abschreibungen auf Wirtschaftsgüter

Seit der Erweiterung können – unter Bedingungen – Abschreibungen auf bestimmte abnutzbare bewegliche Wirtschaftsgüter berücksichtigt werden (z. B. Maschine/Anlage/Equipment), wenn sie ausschließlich im F&E-Vorhaben verwendet werden und die formalen Voraussetzungen passen. 

Wichtig: Immaterielle Wirtschaftsgüter (z. B. Software/Lizenzen) sind in diesem Kontext grundsätzlich ausgeschlossen.

Rechenbeispiel (super simpel)

Angenommen, ihr habt in einem Jahr:

• 2 Entwickler:innen in F&E mit zusammen 240.000 EUR (förderfähiger Anteil bereits berücksichtigt)

• Externe Dienstleister (Auftragsforschung) 100.000 EUR

  
  

Dann:

• Bemessungsgrundlage intern: 240.000

• Bemessungsgrundlage extern: 70% von 100.000 = 70.000 

• Summe: 310.000

Förderung:

• bei 25%: 77.500 EUR

• bei 35% (KMU): 108.500 EUR

Wenn ihr ein Unternehmen seid, das jährlich mehrere Entwickler:innen + Externe drin hat, kommt man sehr schnell in Bereiche, wo sich das massiv lohnt.

Häufige Fehler in der Kostenlogik

1. “Wir zählen alles” → führt oft zu Rückfragen/Stress.

2. Kein sauberer Nachweis, wer wieviel Zeit in F&E steckt.

3. Externe falsch klassifiziert (Auftragsforschung vs. normale Dienstleistung).

4. Marketing/Go-to-market-Aufwände reingerechnet (nicht förderfähig). 

5. Gemeinkostenpauschale falsch angewandt (Zeitpunkt/Startdatum relevant).