Förderfähige Kosten 2026
Autor: Marvin Vocke, Co-Founder Grantonomy · Zuletzt aktualisiert: 27. Mai 2026
Die förderfähigen Kosten der Forschungszulage sind vor allem die Personalkosten der unmittelbar im FuE-Vorhaben tätigen Mitarbeitenden sowie die Auftragsforschung, jeweils nach dem Forschungszulagengesetz (FZulG). Für kleine und mittlere Unternehmen werden 35 Prozent der förderfähigen Aufwendungen gefördert; für ab 2026 startende Vorhaben kommt eine pauschale Berücksichtigung von Gemein- und Betriebskosten hinzu, wodurch die effektive Förderung höher liegt. Welche Kosten konkret zählen, entscheidet sich erst nach der FuE-Bescheinigung im zweiten Verfahrensschritt beim Finanzamt über ELSTER.
Das Wichtigste in Kürze
Förderfähig sind vor allem Personalkosten der im FuE-Vorhaben tätigen Mitarbeitenden sowie Auftragsforschung.
Die KMU-Förderquote beträgt 35 Prozent der förderfähigen Aufwendungen.
Für ab 2026 startende Vorhaben werden Gemein- und Betriebskosten pauschal berücksichtigt, wodurch die effektive Förderung höher liegt.
Die Kostenprüfung erfolgt im zweiten Schritt beim Finanzamt über ELSTER, nach der FuE-Bescheinigung der BSFZ.
Die Förderung lässt sich rückwirkend für mehrere Jahre und für künftige Jahre nutzen.
Welche Kosten sind bei der Forschungszulage förderfähig?
Die förderfähigen Kosten der Forschungszulage konzentrieren sich auf zwei Hauptarten: Personalkosten und Auftragsforschung. Personalkosten umfassen die Aufwendungen für Mitarbeitende, die unmittelbar im förderfähigen FuE-Vorhaben tätig sind, soweit ihre Tätigkeit der eigentlichen Forschungsfrage zuzurechnen ist. In der Praxis sind das je nach Branche Entwickler und Engineers, Data Scientists, Konstrukteure, Versuchs- und Prüfingenieure oder technische Projektleiter.
Die Auftragsforschung ist die zweite große Kostenart. Sie betrifft Leistungen, die ein Unternehmen extern vergibt, etwa Versuche, Messreihen, Prüfungen oder spezialisierte Entwicklungsarbeit. Gerade im Maschinenbau und bei datenintensiven Vorhaben ist die Auftragsforschung relevant, weil solche Leistungen häufig nicht intern erbracht werden. Voraussetzung ist, dass die externe Leistung dem förderfähigen Vorhaben zuzurechnen ist, was im Einzelfall zu prüfen ist.
Eine besondere Rolle spielen vergütete Gesellschafter-Geschäftsführer, die unter bestimmten Voraussetzungen ebenfalls berücksichtigt werden können. Auch hier gilt die Einzelfallprüfung. Wer zuerst die Grundlagen der Förderung verstehen möchte, findet im Pillarartikel Was ist die Forschungszulage eine kompakte Einführung, bevor es an die Kostendetails geht.
Welche Kosten sind nicht förderfähig?
Die ehrliche Negativabgrenzung ist bei den Kosten besonders wichtig, weil hier viele Anträge an Präzision verlieren. Nicht förderfähig sind Kosten, die keinem FuE-Vorhaben mit technischer Unsicherheit zuzurechnen sind. Dazu zählen typischerweise Aufwendungen für reine Routineentwicklung, laufende Wartung, Vertrieb, Marketing, allgemeine Verwaltung sowie Tätigkeiten, die nach der BSFZ-Prüfung nicht Teil des bescheinigten Vorhabens sind.
Auch innerhalb eines grundsätzlich förderfähigen Vorhabens sind nicht alle Stunden ansetzbar. Wer an einem Projekt mit echter technischer Unsicherheit arbeitet, aber Zeit für Standardimplementierung, Dokumentation ohne Forschungsbezug oder Kundenanpassung aufwendet, kann diese Anteile in der Regel nicht geltend machen. Ein häufiger Fehler ist deshalb, die vollständige Arbeitszeit eines Teams pauschal anzusetzen, statt den förderfähigen Anteil sauber abzugrenzen.
Die Trennung zwischen förderfähigem und nicht förderfähigem Aufwand entscheidet über die Prüfbarkeit beim Finanzamt. Eine bewusst enge Zuordnung wirkt zunächst konservativ, ist aber meist der stärkere Weg, weil sie Rückfragen reduziert. Welche Unternehmen und Vorhaben überhaupt anspruchsberechtigt sind, klärt der Beitrag Wer bekommt die Forschungszulage.
Was ändert sich 2026 bei den förderfähigen Kosten?
Die wichtigste Neuerung 2026 betrifft die Kostenbasis. Für ab 2026 startende Vorhaben werden zusätzlich Gemein- und Betriebskosten pauschal berücksichtigt. Das bedeutet, dass neben den unmittelbaren Personalkosten und der Auftragsforschung eine pauschale Komponente in die Bemessungsgrundlage einfließt, wodurch die effektive Förderung höher liegt.
Der Effekt ist vor allem für personalintensive FuE-Vorhaben relevant, bei denen bisher nur die direkt zurechenbaren Kosten die Basis bildeten. Die Pauschale erweitert diese Basis, ohne dass jede einzelne Gemeinkostenposition gesondert nachgewiesen werden muss. Konkrete Beträge lassen sich nicht pauschal nennen; sie hängen vom förderfähigen Personalanteil, vom innovativen Zeitanteil und von der Vorhabenstruktur ab und müssen typischerweise im Einzelfall berechnet werden.
Wichtig ist die zeitliche Zuordnung: Die pauschale Berücksichtigung knüpft an ab 2026 startende Vorhaben an, weshalb der dokumentierte Vorhabenbeginn an Bedeutung gewinnt. Was sich 2026 sonst ändert und was unverändert bleibt, ordnet der Beitrag Forschungszulage 2026 ein.
Wie werden die förderfähigen Kosten geprüft?
Die Kostenprüfung folgt der Zweistufigkeit des Verfahrens und findet erst im zweiten Schritt statt. Im ersten Schritt prüft die Bescheinigungsstelle Forschungszulage (BSFZ) ausschließlich die fachlich-technische Seite, also ob ein FuE-Vorhaben vorliegt und welche technische Unsicherheit adressiert wurde. Die Bescheinigungsstelle Forschungszulage beschreibt dieses Verfahren ausdrücklich als zweistufig. Kosten spielen in diesem Schritt noch keine Rolle.
Erst nach Erhalt der FuE-Bescheinigung folgt die Festsetzung beim zuständigen Finanzamt über ELSTER. Dort werden die Kosten geprüft: Personalkosten, Stundenzuordnungen, Rollen, Zeiträume und mögliche Doppelförderungen. Genau hier wirkt sich auch die 2026er-Pauschale für Gemein- und Betriebskosten auf die Bemessungsgrundlage aus.
Die folgende Übersicht ordnet die wichtigsten Kostenarten ein. Sie ersetzt keine Einzelfallprüfung, hilft aber bei der ersten Orientierung.
Kostenart | Förderlogik | Einordnung |
|---|---|---|
Personalkosten im FuE-Vorhaben | direkt zurechenbar | typischerweise relevant |
Auftragsforschung | extern vergebene FuE-Leistung | im Einzelfall zu prüfen |
Gemein- und Betriebskosten | pauschal ab 2026 | nur ab 2026 startende Vorhaben |
Für die Prüfung sind eine saubere Stundenzuordnung und eine klare Abgrenzung des förderfähigen Anteils entscheidend. Genau an dieser Strukturierung und Dokumentation gegenüber Finanzamt und BSFZ setzt Grantonomy als technischer Partner an.
Wie berechne ich die förderfähigen Kosten richtig?
Die Berechnung beginnt nicht bei der Quote, sondern bei der sauberen Zuordnung. Zuerst wird festgelegt, welche Vorhaben eine technische Unsicherheit enthalten und damit überhaupt förderfähig sind. Dann wird für die beteiligten Mitarbeitenden der Anteil ihrer Arbeitszeit bestimmt, der dem förderfähigen Vorhaben zuzurechnen ist, der sogenannte innovative Zeitanteil.
Auf diese förderfähigen Aufwendungen wird die KMU-Förderquote von 35 Prozent angewandt; für ab 2026 startende Vorhaben kommt die pauschale Berücksichtigung von Gemein- und Betriebskosten hinzu. Weil die konkrete Höhe stark vom Personalanteil, vom Zeitanteil und von der Vorhabenstruktur abhängt, lassen sich pauschale Beträge nicht seriös angeben; sie müssen im Einzelfall berechnet werden.
Ein typischer Fehler ist die Übertreibung des Zeitanteils. Wer pauschal hohe Anteile ansetzt, ohne sie belegen zu können, riskiert Rückfragen und Kürzungen beim Finanzamt. Eine konservative, gut dokumentierte Zuordnung ist meist tragfähiger als eine optimistische, die im Zweifel nicht standhält.
„Bei den Kosten gilt dasselbe wie bei der Technik: Eine saubere, eng abgegrenzte Zuordnung trägt weiter als ein optimistischer Sammelansatz, der im Zweifel nicht prüfbar ist“, sagt Marvin Vocke, Co-Founder von Grantonomy.
Fazit
Die förderfähigen Kosten der Forschungszulage sind vor allem Personalkosten der unmittelbar im FuE-Vorhaben tätigen Mitarbeitenden sowie Auftragsforschung, gefördert bei KMU mit 35 Prozent der förderfähigen Aufwendungen. Für ab 2026 startende Vorhaben kommt eine pauschale Berücksichtigung von Gemein- und Betriebskosten hinzu, wodurch die effektive Förderung höher liegt. Nicht förderfähig sind Kosten ohne Bezug zu einem Vorhaben mit technischer Unsicherheit, etwa für Routineentwicklung, Wartung, Vertrieb oder Verwaltung; auch innerhalb förderfähiger Vorhaben zählt nur der zurechenbare Anteil. Die Kostenprüfung erfolgt im zweiten Schritt beim Finanzamt über ELSTER, nach der technischen FuE-Bescheinigung der BSFZ. Entscheidend für die Prüfbarkeit ist eine saubere Stundenzuordnung und eine eng abgegrenzte, gut dokumentierte Berechnung; konkrete Beträge sind im Einzelfall zu ermitteln. Die Förderung steht rückwirkend wie für künftige Jahre offen.
Häufige Fragen zu den förderfähigen Kosten
Welche Kosten sind bei der Forschungszulage förderfähig?
Förderfähig sind vor allem Personalkosten der unmittelbar im FuE-Vorhaben tätigen Mitarbeitenden sowie Auftragsforschung. Vergütete Gesellschafter-Geschäftsführer können unter bestimmten Voraussetzungen ebenfalls relevant sein. Die genaue Zuordnung ist im Einzelfall zu prüfen.
Was ändert sich 2026 bei den förderfähigen Kosten?
Für ab 2026 startende Vorhaben werden zusätzlich Gemein- und Betriebskosten pauschal berücksichtigt, wodurch die effektive Förderung höher liegt. Die KMU-Förderquote von 35 Prozent bleibt unverändert. Konkrete Beträge hängen von der Vorhabenstruktur ab und sind im Einzelfall zu berechnen.
Zählt externe Auftragsforschung zu den förderfähigen Kosten?
Ja, Auftragsforschung gehört zu den förderfähigen Kosten und ist besonders relevant, wenn Versuche, Messreihen oder Prüfungen an externe Partner vergeben werden. Voraussetzung ist, dass die externe Leistung dem förderfähigen FuE-Vorhaben zuzurechnen ist. Die genaue Zuordnung ist im Einzelfall zu prüfen.
Kann ich die gesamte Arbeitszeit eines Teams ansetzen?
Nein, ansetzbar ist nur der Anteil der Arbeitszeit, der dem förderfähigen Vorhaben mit technischer Unsicherheit zuzurechnen ist. Zeit für Routineimplementierung, Wartung oder Kundenanpassung zählt in der Regel nicht. Eine saubere Abgrenzung des innovativen Zeitanteils ist deshalb entscheidend.
Wann werden die förderfähigen Kosten geprüft?
Die Kosten werden erst im zweiten Verfahrensschritt beim zuständigen Finanzamt über ELSTER geprüft, nachdem die BSFZ die technische FuE-Bescheinigung erteilt hat. Das Finanzamt prüft Personalkosten, Zuordnungen, Zeiträume und mögliche Doppelförderungen. Die technische Prüfung der BSFZ enthält dagegen keine Kostenbewertung.
