Personalkosten Forschungszulage

Von Marvin Vocke, Co-Founder Grantonomy · Zuletzt aktualisiert: 7. Juni 2026

Personalkosten sind in der Forschungszulage der größte förderfähige Kostenblock: Gemeint sind die Löhne und Gehälter der Mitarbeitenden, die unmittelbar an einem Forschungs- und Entwicklungsvorhaben arbeiten. Geltend gemacht werden sie im zweistufigen Verfahren – zuerst über die FuE-Bescheinigung der BSFZ, anschließend über die Festsetzung beim Finanzamt via ELSTER. Für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) beträgt die Förderquote 35 Prozent der förderfähigen Bemessungsgrundlage; entscheidend ist, dass die angesetzten Personalkosten sauber den tatsächlichen FuE-Tätigkeiten zugeordnet werden.

Das Wichtigste in Kürze

• Personalkosten sind nach dem FZulG ein zentraler förderfähiger Posten der Forschungszulage, neben der Auftragsforschung.

• Das Verfahren ist zweistufig: erst FuE-Bescheinigung über die BSFZ, dann Festsetzung beim Finanzamt über ELSTER.

• Für KMU liegt die Förderquote bei 35 Prozent der förderfähigen Bemessungsgrundlage.

• Für ab 2026 startende Vorhaben werden Gemein- und Betriebskosten zusätzlich pauschal berücksichtigt, wodurch die effektive Förderung höher ausfällt.

• Die Forschungszulage lässt sich rückwirkend für mehrere Jahre und für zukünftige Jahre nutzen.

Was zählt zu den Personalkosten in der Forschungszulage?

Personalkosten sind der Kern jeder Forschungszulage. Das FZulG nennt sie ausdrücklich als zentralen förderfähigen Posten, neben der Auftragsforschung. Im Mittelpunkt stehen die Vergütungen der Mitarbeitenden, die unmittelbar an einem begünstigten FuE-Vorhaben arbeiten.

Maßgeblich ist nicht die Stellenbezeichnung, sondern der tatsächliche Tätigkeitsanteil am Vorhaben. Eine Entwicklerin, die zu 60 Prozent ihrer Arbeitszeit an einem Vorhaben mit echter technischer Unsicherheit arbeitet und zu 40 Prozent Routineaufgaben übernimmt, fließt typischerweise nur mit dem FuE-Anteil in die Bemessungsgrundlage ein. Genau diese Zuordnung entscheidet über die Höhe der Förderung.

Förderfähig kann grundsätzlich jede Person sein, die einen technischen Beitrag zur Lösung der konkreten technischen Unsicherheit leistet – von Backend-Engineers über Data Scientists bis zu technisch arbeitenden Gründerinnen und Gründern. Welche Vergütungsbestandteile im Einzelnen angesetzt werden dürfen und in welcher Höhe, ist im Einzelfall anhand des FZulG zu prüfen. Eine kompakte Einordnung, was die Forschungszulage insgesamt ist und wie sie funktioniert, liefert der Überblicksartikel Was ist die Forschungszulage? Kompakt und einfach erklärt als thematische Pillar-Seite.

Welche Personalkosten sind nicht förderfähig?

Vertrauen entsteht über eine ehrliche Abgrenzung – deshalb zuerst, was in der Regel nicht zählt. Nicht förderfähig sind typischerweise Personalkosten für Tätigkeiten ohne technische Unsicherheit: reine Wartung, Standardanpassungen, Support, Vertrieb, Marketing, allgemeine Verwaltung oder Geschäftsführung ohne operative technische Arbeit am Vorhaben. Wer das Vorhaben breit als „Weiterentwicklung der Plattform" beschreibt, riskiert, dass genau diese nicht förderfähigen Anteile mitlaufen.

Auch Arbeitszeitanteile außerhalb des begünstigten Vorhabens gehören nicht in die Bemessungsgrundlage. Wenn eine Person die Hälfte ihrer Zeit auf Routineaufgaben verwendet, ist diese Hälfte nicht förderfähig – unabhängig davon, wie qualifiziert die Person ist.

Erst danach wird klar, was zählt: Förderfähig sind Personalkosten dann, wenn die Tätigkeit nachweisbar der Lösung einer konkreten technischen Unsicherheit dient und systematisch erfolgt. Die abschließende Bewertung des Vorhabens trifft die BSFZ als zuständige Bescheinigungsstelle. Welche Kostenarten über die Personalkosten hinaus relevant sein können, vertieft der Cluster-Beitrag zu den förderfähigen Kosten der Forschungszulage 2026.

Wie werden Personalkosten im BSFZ-Antrag angesetzt?

Der Ansatz der Personalkosten folgt dem zweistufigen Verfahren der Forschungszulage. In der ersten Stufe prüft die BSFZ, ob das Vorhaben fachlich ein begünstigtes FuE-Vorhaben ist. Erst in der zweiten Stufe werden die konkreten Personalkosten beim Finanzamt über ELSTER angesetzt und festgesetzt. Beide Stufen greifen ineinander: Ohne FuE-Bescheinigung gibt es keine Festsetzung der Personalkosten.

Entscheidend für einen belastbaren Ansatz ist die Dokumentation. Die Zuordnung von Personen, Zeiträumen und Tätigkeitsanteilen zu den förderfähigen Arbeitspaketen sollte nachvollziehbar sein und auch in einer späteren Prüfung Bestand haben. Eine saubere Tätigkeitserfassung ist deshalb kein bürokratischer Selbstzweck, sondern die Grundlage des gesamten Förderbetrags.

„Die meisten Unternehmen verschenken Förderung nicht beim Antrag, sondern bei der Zuordnung. Personalkosten werden oft zu vorsichtig oder ohne saubere Tätigkeitsdokumentation angesetzt. Entscheidend ist, jede Stunde der konkreten technischen Unsicherheit des Vorhabens zuzuordnen." — Marvin Vocke, Co-Founder Grantonomy

Genau hier setzt Grantonomy als technischer Partner an: bei der Vorqualifizierung, der Projektstrukturierung, der BSFZ-Antragstellung und der Dokumentation gegenüber Finanzamt und BSFZ. Der Mehrwert liegt nicht im Ausfüllen eines Formulars, sondern darin, reale Entwicklungsarbeit in eine prüffähige FuE-Logik zu übersetzen.

Welche Personalkosten entstehen bei Software und KI?

Bei Software- und KI-Vorhaben sind Personalkosten fast immer der dominierende Posten, weil die Arbeit überwiegend in den Köpfen der Entwicklungsteams entsteht. Förderfähig kann die Arbeit an Vorhaben mit echter technischer Unsicherheit sein – etwa der Entwurf neuer Architekturen, die Erprobung von Modellvarianten im Machine Learning oder die Lösung von Skalierungs- und Latenzproblemen, deren technischer Erfolg vorab nicht sicher war.

Nicht förderfähig sind dagegen typischerweise reine Implementierung bekannter Lösungen, Standardintegrationen oder UI-Anpassungen ohne technische Unsicherheit. Die Personalkosten einer Data Scientistin, die ein neues Verfahren erprobt, können relevant sein; die Stunden für das Einpflegen von Standardkonfigurationen in der Regel nicht. Wie sich Software- und KI-Vorhaben sauber abgrenzen und beantragen lassen, zeigt der Beitrag Software richtig fördern: BSFZ-Antrag für SaaS und KI.

Dasselbe Prinzip gilt im Maschinenbau: Entwickelt ein Team eine neuartige Steuerungs- oder Automatisierungslogik, deren Funktion vorab nicht gesichert war, können die zugehörigen Personalkosten relevant sein. Reine Konstruktion nach bekanntem Stand der Technik ist es typischerweise nicht.

Wie hoch fällt die Förderung der Personalkosten aus?

Die Höhe der Förderung ergibt sich aus der förderfähigen Bemessungsgrundlage und der Förderquote. Für KMU beträgt die Quote 35 Prozent der förderfähigen Bemessungsgrundlage, in die die zugeordneten Personalkosten als zentraler Posten einfließen.

Für ab 2026 startende Vorhaben kommt eine pauschale Berücksichtigung von Gemein- und Betriebskosten hinzu. Dadurch erhöht sich die Bemessungsgrundlage, sodass die effektive Förderung höher liegt als die nominale Quote von 35 Prozent. Konkrete Beträge sind immer im Einzelfall zu prüfen und hängen von den tatsächlich angesetzten Personalkosten ab.

Ein wesentlicher Vorteil: Die Forschungszulage lässt sich rückwirkend für mehrere abgeschlossene Jahre und zugleich für zukünftige Jahre nutzen. Unternehmen, die in der Vergangenheit FuE betrieben, aber keine Forschungszulage beantragt haben, können diese Personalkosten typischerweise noch geltend machen. Das ist einer der Gründe, warum viele Unternehmen die Förderung unterschätzen – sie ordnen bereits angefallene Entwicklungsstunden nicht als förderfähig ein.

Fazit

Personalkosten in der Forschungszulage sind der wichtigste und zugleich am häufigsten unterschätzte förderfähige Block. Förderfähig sind die anteiligen Vergütungen der Personen, die nachweisbar an einem Vorhaben mit echter technischer Unsicherheit arbeiten; reine Routine, Wartung, Vertrieb und Verwaltung zählen nicht. Der Ansatz folgt dem zweistufigen Verfahren – FuE-Bescheinigung über die BSFZ, Festsetzung beim Finanzamt über ELSTER – und steht und fällt mit einer sauberen Tätigkeitszuordnung. Für KMU greift eine Quote von 35 Prozent, ab 2026 erhöht die pauschale Berücksichtigung von Gemein- und Betriebskosten die effektive Förderung zusätzlich. Wer früh dokumentiert und korrekt abgrenzt, macht aus einem Förderantrag eine planbare, nicht verwässernde Finanzierungsquelle.

Häufige Fragen zu Personalkosten in der Forschungszulage

Sind alle Gehälter im Entwicklungsteam förderfähig?

Nein. Förderfähig sind typischerweise nur die Anteile, die auf Tätigkeiten mit echter technischer Unsicherheit entfallen. Routine, Wartung, Support oder Verwaltung zählen in der Regel nicht, auch wenn sie von qualifizierten Mitarbeitenden erledigt werden.

Wie werden Personalkosten bei der Forschungszulage berechnet?

Die zugeordneten Personalkosten bilden den Kern der förderfähigen Bemessungsgrundlage. Auf diese Bemessungsgrundlage wird für KMU eine Förderquote von 35 Prozent angewendet. Der konkrete Betrag ist im Einzelfall anhand der tatsächlichen Tätigkeitsanteile zu ermitteln.

Kann ich Personalkosten rückwirkend geltend machen?

Ja. Die Forschungszulage lässt sich rückwirkend für mehrere abgeschlossene Jahre und für zukünftige Jahre nutzen. Bereits angefallene FuE-Personalkosten können daher typischerweise noch berücksichtigt werden, sofern die Voraussetzungen erfüllt sind.

Welche Rolle spielt die BSFZ bei den Personalkosten?

Die BSFZ prüft in der ersten Stufe, ob das Vorhaben ein begünstigtes FuE-Vorhaben ist. Die konkreten Personalkosten werden erst danach beim Finanzamt über ELSTER angesetzt und festgesetzt. Ohne FuE-Bescheinigung ist keine Festsetzung möglich.

Warum ist die Dokumentation der Personalkosten so wichtig?

Weil die Förderung über die Zuordnung von Personen, Zeiträumen und Tätigkeitsanteilen entsteht. Eine nachvollziehbare Tätigkeitserfassung sichert den angesetzten Betrag auch in einer späteren Prüfung ab und verhindert, dass förderfähige Stunden ungenutzt bleiben.